Integritetspolicy

Version 2 | Senast uppdaterad: 30 oktober 2026. Gäller tjänsten Squadlify och webbplatsen squadlify.se.

Squadlify är ett verktyg för tränare och ledare i lagidrott. Med det tar ni ut trupp, planerar matcher och träningar, skapar jämna lag, följer närvaro, speltid och statistik och samarbetar i ledarteamet. Det betyder att Squadlify hanterar personuppgifter, ofta om barn. Den här policyn beskriver vilka uppgifter det handlar om, varför vi behandlar dem, hur länge, vem som ser dem och vilka rättigheter du har. Vi har skrivit den för att kunna läsas av en tränare och en förälder, inte bara av en jurist.

Squadlify har två olika roller enligt dataskyddsförordningen (GDPR), beroende på vilken uppgift det gäller. Det förklaras i avsnitt 1.

1. Vem ansvarar för personuppgifterna

Squadlify AB är personuppgiftsansvarig för de uppgifter där vi själva bestämmer varför och hur de behandlas. Det gäller användarkonton och inloggning, kundrelationen med föreningen, abonnemang, support, drift och säkerhet samt webbplatsen.

Squadlify AB
Org.nr 559593-7474
Isbanegatan 5, 722 40 Västerås
info@squadlify.se

Föreningen är personuppgiftsansvarig för uppgifter om spelare och annat som föreningens ledare registrerar i lagets verksamhet. Squadlify behandlar då uppgifterna som personuppgiftsbiträde för föreningens räkning, enligt ett personuppgiftsbiträdesavtal mellan Squadlify och föreningen. Föreningen bestämmer ändamål och rättslig grund. Squadlify tillhandahåller tjänsten och följer föreningens dokumenterade instruktioner.

2. Uppgifter där Squadlify är personuppgiftsansvarig

2.1 Användarkonto och inloggning

• Ändamål: skapa och administrera konton, säker inloggning och rätt behörighet i tjänsten.
• Uppgifter: namn, e-postadress, förenings- och lagtillhörighet, roll och behörighet samt teknisk information kopplad till inloggningen.
• Källa: du själv, eller den behöriga ledare som bjuder in dig till ett lag.
• Rättslig grund: fullgörande av avtal med dig som användare, det avtal du ingår när du godkänner användarvillkoren. För en inbjuden ledare som ännu inte godkänt villkoren är grunden Squadlifys berättigade intresse av att inbjudningar till lagets ledargrupp ska fungera; då behandlas endast namn och e-postadress tills inbjudan besvarats.
• Avtalskrav: namn och e-postadress är nödvändiga för att kontot ska kunna tillhandahållas. Utan dem kan avtalet inte fullgöras.
• Lagring: så länge kontot eller åtkomsten behövs. Se avsnitt 10 för vad som händer när ett konto avslutas.

2.2 Kundrelation och abonnemang

• Ändamål: administrera föreningens och lagens abonnemang, paket, kontaktpersoner och fakturering.
• Uppgifter: namn, e-postadress, telefonnummer, förening, lag, roll och uppgifter kopplade till beställning och abonnemang.
• Källa: den person som beställer eller administrerar tjänsten för föreningen.
• Rättslig grund: fullgörande av avtal, samt rättslig förpliktelse för bokföring.
• Avtalskrav: föreningens namn, organisationsnummer och beställarens kontaktuppgifter är nödvändiga för att beställningen ska kunna genomföras och faktureras.
• Lagring: under kundrelationen och därefter så länge bokföringslagen eller eventuella rättsliga anspråk kräver.

2.3 Avtalsbevis

• Ändamål: kunna visa i efterhand att och när villkor godkändes, vilken dokumentversion som gällde och att behörighet intygades.
• Uppgifter: dokument-ID, dokumentversion, innehållets kontrollsumma, tidpunkt, användarkoppling, händelsetyp samt relevant registrerings-, order- och lagkontext. Accepterade villkor, kvittens på information och intyg om företrädarbehörighet är skilda handlingar. Ett namn och dess kontrollsumma kan också finnas i det registreringsunderlag som kopplas till bevisen; detta är personuppgifter. Ingen fri text sparas i själva bevisloggen.
• Rättslig grund: rättslig förpliktelse i förening med Squadlifys berättigade intresse av att kunna styrka ingångna avtal.
• Lagring: bevisen och tillhörande underlag från genomförda registreringar sparas medan kontot finns. Efter kontoradering räknas tio kalenderår från den senare tidpunkten av det senaste upphörandet bland de relevanta avtalen och början av dagen efter kontoraderingen, i svensk tid. Vid kontoradering tas namn och namnets kontrollsumma bort enligt raderingsrutinen, och användarkopplingen pseudonymiseras. Pseudonymiserade uppgifter behandlas fortsatt som personuppgifter. Bevisposter kan inte skrivas om; en felaktig post rättas genom en ny post. Gallring sker efter fristens slut enligt den separata gallringsrutinen. Dina rättigheter beskrivs i avsnitt 13.

2.4 Support och kommunikation

• Ändamål: svara på frågor, hjälpa till och lösa problem.
• Uppgifter: namn, e-postadress och det du själv skriver i ärendet.
• Källa: du som kontaktar oss.
• Rättslig grund: Squadlifys berättigade intresse av att kunna ge support.
• Lagring: så länge ärendet och nödvändig uppföljning kräver. Skicka inte fler personuppgifter än ärendet behöver, och inga uppgifter om barn som inte är nödvändiga.

2.5 Drift, säkerhet och felsökning

• Ändamål: driva tjänsten, upprätthålla säkerhet, hindra obehörig åtkomst och hitta tekniska fel.
• Uppgifter: IP-adress, typ av webbläsare och enhet, sessionsinformation och tidpunkter i driftloggar hos våra leverantörer. Appens egna felrapporter innehåller bara slutna värden: felkategori, sidmall, enhetsklass, version och tidpunkt. Aldrig fri text, aldrig namn, aldrig innehållet i det du skrivit.
• Källa: skapas automatiskt när tjänsten används.
• Rättslig grund: Squadlifys berättigade intresse av en säker och stabil tjänst.
• Lagring: så länge respektive drift- eller säkerhetsändamål kräver.

Squadlify använder inte dessa uppgifter för marknadsföring eller profilering.

3. Uppgifter där föreningen är personuppgiftsansvarig

Det mesta som finns i Squadlify tillhör föreningens verksamhet. Här är föreningen ansvarig och Squadlify biträde. Vilka uppgifter som faktiskt finns beror på vilka funktioner ledarna använder.

Squadlify behandlar dessa uppgifter bara för att tillhandahålla tjänstens funktioner till föreningen, enligt föreningens instruktioner och biträdesavtalet. Föreningen ansvarar för att det finns en rättslig grund.

4. Barns och ungdomars uppgifter

Squadlify är byggt för lagidrott och innehåller därför ofta uppgifter om barn. De behandlas med särskild omsorg.

Tjänsten är byggd utifrån dataminimering. Den ska gå att använda utan fler uppgifter om spelaren än laget behöver. Squadlify begär inte, och spelarimporten accepterar inte, personnummer, längd, vikt, hälsouppgifter, foton eller barnets egna kontaktuppgifter. Födelseår räcker, exakt födelsedatum lagras inte.

Föreningen ansvarar för att det finns en rättslig grund, att bara relevanta uppgifter registreras, att spelare och vid behov vårdnadshavare får information om behandlingen, och att ledare som använder Squadlify har rätt behörighet.

Squadlify riktar aldrig reklam till barn och använder inte föreningens spelaruppgifter för marknadsföring.

5. Bedömningar, statistik och lagindelning

Squadlify sammanställer statistik, jämför speltid, visar historik och föreslår jämna lag utifrån de värden ledarna registrerat. Det är stödverktyg för tränaren. Bedömningar av det här slaget utgör profilering i dataskyddsförordningens mening, och de behandlas därför med de skyddsåtgärder som beskrivs i denna policy. Squadlify fattar inga enbart automatiserade beslut med rättsliga eller liknande betydande följder för en person: systemets laguppställningar är förslag, och det är alltid en ledare som beslutar. Nya typer av bedömningsuppgifter införs inte utan en ny dataskyddsbedömning. Det är alltid föreningen och dess ledare som bestämmer hur uppgifterna används i den idrottsliga verksamheten. Betyg kan stängas av helt av föreningen, och tjänsten fungerar då utan dem.

6. Känsliga uppgifter och fritext

Squadlify är inte ett journalsystem och är inte avsett för känsliga personuppgifter, till exempel om hälsa, skador eller familjeförhållanden. Skriv inte sådant i fritextfält, kommentarer, samtalsanteckningar eller meddelanden mellan ledare. Appen påminner om det där fritext kan skrivas. Om föreningen anser sig behöva behandla särskilda kategorier av personuppgifter ansvarar föreningen för att bedöma om det är tillåtet och lämpligt.

7. Vem ser uppgifterna, och när de lämnar tjänsten

Uppgifter om spelare är inte offentliga genom Squadlify. Bara ledare som bjudits in till laget eller föreningsytan och fått en roll kan se dem. Flera tränare i samma lag ser samma uppgifter. Varje användare ansvarar för sina inloggningsuppgifter och får inte låta någon annan använda kontot.

Vissa funktioner lägger uppgifter utanför Squadlifys kontroll, på ledarens eget initiativ:

• Delning av ett matchupplägg kopierar spelarnamn och upplägg som text till urklipp eller till en kalenderfil, som ledaren sedan skickar i den kanal laget använder.
• Kontoexporten ger en fil med lagets uppgifter till den som äger kontot.

Efter det ansvarar föreningen och ledaren för hur uppgifterna hanteras.

8. Leverantörer och underbiträden

För att driva tjänsten anlitar Squadlify följande leverantörer. De får bara tillgång till uppgifter i den omfattning deras tjänst kräver, och de behandlar dem enligt avtal och dataskyddskrav.

• Supabase: databas och inloggning. Data lagras i EU, region Stockholm.
• Vercel: drift och leverans av applikationen. Region Stockholm.
• Brevo: levererar kontomejl, order- och abonnemangskommunikation samt fakturaunderlag. Behandlar mottagaradress och meddelandeinnehåll, vilket kan omfatta namn, bekräftelse- och återställningslänkar, orderreferens, förening och lag, pris och abonnemangsperiod. Fakturaunderlag innehåller även betalarens och kontaktpersonens uppgifter, organisationsnummer, adresser och referens. Data inom EU.
• Fortnox: bokföring och fakturering. Hanterar fakturamottagarens kontaktuppgifter. Data i Sverige.
• Redovisningsbyrå: löpande bokföring och fakturaunderlag för Squadlifys räkning. Data inom EU.
• Webbläsarnas pushtjänster (Apple, Google, Mozilla): leveranskanal för pushnotiser, bara om ni använder notiser. Notisen är generisk och innehåller aldrig meddelandetext eller barns namn. Innehållet krypteras mot pushtjänsten.

När Squadlify är biträde åt en förening är dessa leverantörer underbiträden, och de hanteras enligt biträdesavtalet. Squadlify säljer aldrig personuppgifter.

9. Behandling utanför EU/EES

Den primära datalagringen sker inom EU, i regionen Stockholm. Leverantörernas underleverantörer och pushtjänster kan innebära behandling eller överföring utanför EU/EES. Sådan behandling ska ha stöd i dataskyddslagstiftningen, exempelvis ett beslut om adekvat skyddsnivå eller standardavtalsklausuler med kompletterande skyddsåtgärder. Pushleveransen omfattar en generisk notis och en teknisk enhetsadress, inte meddelandetext eller barns namn. Information om tillämpliga skyddsåtgärder kan begäras från Squadlify.

10. Lagring och gallring

Uppgifter sparas inte längre än de behövs.

För konton gäller: ett aktivt betalt abonnemang avslutas aldrig på grund av inaktivitet. Ett konto utan aktivt abonnemang som inte använts på tolv månader får en förvarning och stängs trettio dagar senare om ingen inloggning sker, varefter ordinarie radering gäller. En registrering vars e-postadress aldrig bekräftas raderas efter trettio dagar. En försenad betalning startar aldrig radering av personuppgifter; radering startar först när abonnemanget eller kontot faktiskt avslutas. Tekniska loggar och användningsuppgifter sparas högst tolv månader.

Uppgifter där Squadlify är ansvarig sparas så länge kontot, kundrelationen, säkerheten eller supporten kräver, samt så länge bokföringslag eller rättsliga anspråk kräver. Därefter raderas eller anonymiseras de.

Uppgifter där föreningen är ansvarig sparas enligt föreningens instruktioner. I appen kan ledare ta bort en spelare, en trupp eller ett lag. En borttagen spelare kan finnas kvar som en namnlös plats i historiska matcher, cuper, träningar och målvaktsstatistik. Att namnet tagits bort innebär inte i sig att uppgifterna är anonyma; vid en begäran om radering bedöms även kvarvarande kopplingar och kopior. Delade kopior mellan lag kan kräva att båda lagen städar.

Ett lagavslut, ett avslut av föreningens kundrelation och en kontoradering är skilda händelser. När ett lag avslutas omfattas det lagets uppgifter och medlemskopplingar. När kundrelationen avslutas omfattas föreningens berörda lag. När en ledare avslutar sitt konto ska andra lags uppgifter bevaras; eventuellt lagägarskap måste hanteras före kontoraderingen. Uppsägning stoppar nästa förnyelse men raderar inte uppgifter i sig.

För de uppgifter som omfattas av respektive avslut gäller följande, med separata bevaranderegler för bokföring och avtalsbevis enligt avsnitt 2:

• Export av lagets uppgifter erbjuds under de första 30 dagarna.
• Personuppgifter och kopior raderas eller anonymiseras senast inom 90 dagar, om inte lag kräver fortsatt lagring.
• Säkerhetskopior rullar på en sjudagarscykel, så uppgifter är normalt borta ur säkerhetskopiorna inom sju dagar efter radering och enligt avtalen senast inom trettio dagar.

Fullständig export och gallring hanteras via support tills det finns som självbetjäning i appen. Raderingsåtgärder dokumenteras i en skyddad journal. Vid återställning från säkerhetskopia ska genomförda raderingar återappliceras innan den återställda miljön tas i bruk.

11. Säkerhet

Squadlify skyddar personuppgifter mot obehörig åtkomst, ändring, förlust, förstöring och spridning med tekniska och organisatoriska åtgärder:

• Åtkomst i databasen skyddas på radnivå, så varje konto bara når sina egna uppgifter.
• I delade lagytor styrs åtkomsten av medlemskap och roll, och den kontrolleras på servern, inte bara i gränssnittet.
• All trafik mellan din enhet och tjänsten är krypterad.
• Vi arbetar löpande med säkerheten och anpassar skyddet efter riskerna.

Ingen tjänst kan garantera absolut skydd. Om en personuppgiftsincident inträffar hanterar vi den enligt GDPR, och när Squadlify är biträde enligt avtalet med föreningen, inklusive information till föreningen utan onödigt dröjsmål.

12. Cookies och lokal lagring

Squadlify använder bara sådant i webbläsaren som krävs för att tjänsten ska fungera: inloggningssessionen, säkerhet, dina inställningar i gränssnittet och en lokal kopia av lagets uppgifter så att appen är snabb och fungerar även med dålig uppkoppling vid sidlinjen. Den lokala kopian med lagets uppgifter rensas när du loggar ut. Inställningar utan personuppgifter kan ligga kvar.

Squadlify använder inga spårnings- eller analyskakor och ingen tredjepartsspårning. Därför visar vi ingen cookiebanner. Skulle det ändras uppdaterar vi den här policyn och inhämtar samtycke där lagen kräver det.

13. Dina rättigheter

När Squadlify är ansvarig, till exempel för ditt tränarkonto, kontaktar du oss på info@squadlify.se. Du har rätt att:

• få information om hur dina uppgifter behandlas, den här policyn är en del av den,
• få tillgång till och en kopia av dina uppgifter,
• få felaktiga uppgifter rättade,
• få uppgifter raderade, med undantag för det vi måste behålla enligt lag eller för rättsliga anspråk,
• begära begränsning av behandlingen,
• invända mot behandling som sker med stöd av berättigat intresse,
• få uppgifter du själv lämnat i ett maskinläsbart format.

När föreningen är ansvarig, till exempel för uppgifter om en spelare, vänder du dig i första hand till föreningen. Det gäller även dig som vårdnadshavare. Föreningen har verktygen att se, rätta och ta bort uppgifter i appen, och Squadlify hjälper föreningen att hantera begäran enligt biträdesavtalet. Får du inte svar från föreningen kan du kontakta oss, så hjälper vi till att nå rätt person.

Vi svarar på en begäran inom en månad. Begäranden hanteras manuellt av oss tills självbetjäning finns i appen.

14. Klagomål

Anser du att personuppgifter behandlas i strid med GDPR har du rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY). Gäller det en behandling där Squadlify är ansvarig är du välkommen att kontakta oss först, så att vi kan reda ut frågan.

15. Ändringar

Squadlify utvecklas, och policyn uppdateras när behandlingen ändras, till exempel när en ny leverantör tillkommer eller när nya uppgifter börjar behandlas. Väsentliga ändringar meddelas i appen. Senaste versionen finns alltid på squadlify.se/integritetspolicy, med datum överst.

16. Kontakt

Squadlify AB
Org.nr 559593-7474
Isbanegatan 5, 722 40 Västerås
info@squadlify.se

Gäller din fråga en spelares uppgifter som Squadlify behandlar för en förenings räkning, kontakta i första hand föreningen.

Dataskyddsfrågor hanteras av Squadlifys verkställande direktör, som är bolagets dataskyddsansvariga kontakt. Squadlify har gjort bedömningen att något dataskyddsombud enligt artikel 37 inte krävs; bedömningen är dokumenterad i behandlingsregistret och omprövas när verksamheten förändras.

Versionshistorik: version 2, 30 oktober 2026, uppdaterad bevaranderegel för avtalsbevis, skilda avslut för lag och konto, faktisk e-postbehandling och förtydligad pseudonymisering. Version 1.0, 13 oktober 2026, ersatte utkasten av 2026-08-13 och 2026-09-10.